Guia de comandos do Project 2010

Se você ainda não se acostumou com a nova interface do Projecr 2010, seus problemas acabaram! Vasculhando a Internet, encontrei, no site da própria Microsoft, um guia muito prático dos comandos na nova interface ribbon do Project.

Trata-se de um guia onde você seleciona o comando na interface do Project 2007, como você já estava acostumado, e ele demonstra os passos para executar o mesmo comando na interface Project 2010. Muito prático mesmo.

Acesse o guia através do link  http://www.microsoft.com/project/en/us/ribbon_guide.aspx.

Até a proxíma!

4 passos para aplicar a técnica PERT utilizando o Project 2007

quinta-feira, 8 de abril de 2010

www.wankesleandro.com

Escrito em parceria com Wancley Passos Girardi, PMP

Imagine-se na fase de planejamento de um projeto na qual deve-se estimar a duração do projeto. Intuitivamente, sabe-se que há uma abordagem otimista, uma pessimista e uma realista. Mas como ponderar essas três abordagens de forma a obter uma única duração para o projeto?

Agora, imagine-se na fase de execução do projeto na qual, depois de diversos atrasos, faz-se necessário implementar uma mudança no projeto para readequar o cronograma à nova realidade. Nesse contexto, sabe-se ainda que a entrega X do projeto tem dado muitos problemas e por causa disto não há como ter uma abordagem otimista em relação ao término do projeto dentro do prazo planejado. O impasse então reside em readequar o cronograma considerando as particularidades das entregas restantes e assumindo uma abordagem pessimista em relação a entrega X.

Uma das soluções possíveis para esses cenários-problema é a utilizanção da técnica PERT.

Nesse artigo o Consultor e Especialista em ferramentas de Gerenciamento de Projetos Wancley Passos Girardi explica, de forma simples e prática, 4 passos para aplicar a Técnica PERT, utilizando o MS Project 2007.

Classificação do artigo (critério PMI®)

Área foco: Project Management Tools (PMT) [Ferramenta de Gerenciamento de Projetos]

Nível de conhecimento: Intermediate [Intermediário]

1. A técnica PERT: histórico e conceitos
O PERT foi criado em 1958 pela empresa de consultoria Booz Allen para o Departamento de Defesa dos EUA como parte do projeto de construção do submarino Polaris, que era uma resposta direta à crise Sputnik.

A técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique) consiste em uma ferramenta de estimativas de duração para um projeto baseada em três estimativas distintas para cada uma das atividades que compõem o cronograma: otimista (O), mais provável (MP) e pessimista (P), ou seja, para cada atividade atribui-se as estimativas otimista, mais provável e pessimista. Através da média ponderada dessas três estimativas obtém-se o valor PERT calculado.

A fórmula PERT indicada pelo PMBoK® é: [O + (4*MP) + P] / 6.

É importante ressaltar que o PERT apesar de usar a matemática não é uma técnica de estimativa paramétrica, isto é, uma técnica de estimativa que usa a relação estatística entre os dados históricos e outras variáveis para calcular a estimativa, e sim uma técnica por analogia, pois os três valores estimados são obtidos, por exemplo, em experiência de especialistas.

Por fim, outro ponto importante é que justamente por considerar as três abordagens (O, MP e P), pode-se dizer que o PERT é uma técnica de estimativa de duração de projeto que leva em consideração a incerteza, ou o risco, nas suas estimativas.

2. Aplicando a técnica PERT em 4 passos utilizando o MS Project

O Microsoft Project 2007 possui a funcionalidade de apoio ao processo de estimativas PERT. Para utilizá-la, é necessário habilitar a barra de ferramentas “Análise PERT”. Esse é o modo mais prático de acesso aos recursos necessários.

Figura 1 - A barra de ferramentas "Análise PERT"

Através da barra de ferramentas, apresentada na figura 1, é possível exibir a planilha de entrada PERT, configurar os pesos de cada valor, calcular os valores PERT e exibir os gráficos de Gantt otimista, pessimista e esperado (mais provável).

Passo 1: Definindo os pesos para calculo PERT

Para definir os pesos de cada variável de cálculo PERT, selecione a função “Definir níveis de importância PERT” na barra de ferramentas.

Através desse formulário, pode-se alterar os valores, conforme figura à seguir.

Figura 2 - Formulário "Definir níveis de importância PERT"

Perceba que a abordagem “Mais provavel”, no MS Project é chamada de Esperada.

Dica: se por acaso, no contexto onde o projeto está sendo realizado, a abordagem pessimista se sobrepõe as demais abordagens, isto é, têm mais peso que as abordagens otimista e mais provável, pode-se da mesma forma mudar a distribuição de pesos, atribuindo um peso maior a abordagem pessimista. Exemplo: Otimista, peso 1; Esperada, peso 2; e Pessimista peso 3.

É importante frisar que ao alterar os valores dos pesos a soma deve ser igual a 6.

Passo 2: Informando os valores estimados para cálculo PERT

Para entrada dos dados de cálculo PERT, utilize a tabela de entrada PERT. Essa tabela é acionada através do botão “Planilha de entrada PERT” da barra de ferramentas.

Figura 3 - Planilha de entrada PERT

Passo 3: Informando os valores estimados para cálculo PERT

Após digitar os valores na planilha de entrada, utilize o botão “Calcular PERT” na barra de ferramentas. Ao selecionar essa opção, o Project apresenta a seguinte mensagem:

Figura 4 - Mensagem "Calcular PERT"

Ao calcular a estimativa PERT, verifique se os campos indicados pela mensagem não estão sendo utilizados com outras informações, pois esses campos são sobrescritos com os valores calculados pelo PERT.

Importante: caso você já utilize um ou mais desses campos, copie os valores antes de realizar o cálculo PERT.

Passo 4: Analisando o resultado PERT

Após digitar as estimativas e calcular o PERT, pode-se verificar os cronogramas estimados através das visões Gantt esperado, pessimista e otimista.

Figura 5 - Visão Gantt Otimista

Sucesso!

Ps:

Wancley Passos Girardi, PMP é Consultor de TI e Especialista na implantação e gestão de ferramentas de gerenciamento de projetos. E-mail: wancley@gmail.com Fone: (61) 8401 8684.

Se você quiser citar esse artigo ou parte dele em seu trabalho acadêmico basta copiar a referência a seguir:

GIRARDI, Wancley P.; RIBEIRO, Wankes L. 4 passos para aplicar a técnica PERT utilizando o Project 2007. Disponível em: http://www.wankesleandro.com  Acesso em dd/mm/aaaa.

Criando um campo com indicador gráfico.

Neste post, vamos mostrar os passos necessários para criação de um indicador gráfico de tarefa baseado na variação de término.

O campo Variação de término é calculado pela diferença entre a Data de término atual (Término) e a data de Término da Linha de Base. Esse campo tem seu valor calculado em dias e pode ser visualizado na tabela de entrada Variação.

A partir desse campo, você pode criar um outro como indicador gráfico com as regras de sinalizador. Neste exemplo, utilizei um campo personalizado para funcionar como indicador gráfico. É importante que esse campo seja do tipo Número.

A fórmula apresentada nada mais é que a referencia ao campo “Variação do término” dividida por 480 (quantidade de minutos em um dia de trabalho de 8 horas). Essa divisão é necessária porque, ao fazer referência ao campo Variação do término a partir de um campo numérico, o valor calculado será dado em minutos.

Após definida a fórmula, é hora de configurar os indicadores gráficos. Neste exemplo, defini uma regra para mostrar um indicador verde se a variação for menor ou igual a 0, um indicador amarelo se a variação for entre 0 e 5 e, um indicador vermelho se a variação for superior a 5 dias.

Pronto! O sinalizador está criado. Basta adicioná-lo à tabela de entrada em uso.

Esta dica vale para as versões 2003, 2007 e 2010 do MS Project. Divirta-se!

Gantt Detalhado

Você precisa visualizar rapidamente a margem de atraso de uma tarefa? Use o Modo de Exibição Gantt detalhado, já disponível no Project. Selecione a opção Mais modos de exibição no menu Exibir.

Esse modo de exibição permite visualizar, no gráfico de Gantt, a indicação de margem de atraso para cada tarefa do cronograma.

Project 2010 - Planejador de Equipes

Uma novidade muito útil do Project 2010 é a funcionalidade de Planejamento de Equipe. Com ela, a tarefa de planejar as alocações de recursos ficou muito mais fácil e intuitiva. Até a versão 2007, o usuário tinha que combinar as visões de Uso do Recurso e Uso da Tarefa para tentar encontrar a melhor solução para nivelamento de recursos do projeto já que o nivelamento automático representa grande risco de perda de controle do que está sendo planejado.

Vamos lá então! Vou usar como exemplo do cronograma abaixo. Trata-se de um cronograma de seis atividades e três recursos: A, B e C.

 

Como podemos ver na figura acima, todos os recursos estão com o indicador de superalocação (ícone vermelho ao lado de cada tarefa).

A funcionalidade de Planejamento de recursos é ativada pela seleção do modo de exibição correspondente.

 A visão de Planejamento de equipe mostrará o gráfico de alocação por recurso. O Itens com destaque em vermelho podem representam as atividades/períodos de superalocação do recurso.

 O interessante é que as atividades estão distribuídas no tempo e podem ser arrastadas para o período definido pelo usuário.

Ao mover as tarefas, o cálculo de alocação é realizado de forma automática.

Até breve, com mais dicas do Project 2010!

Project 2010 - Desativar tarefas

Todos sabemos que, durante a execução do projeto, teremos alterações na baseline do projeto que foi definida na fase de planejamento. Um problema recorrente na versão 2007 do Project era a perda do histórico e baseline da atividade quando era necessário eliminar uma tarefa do cronograma.
Suponha que uma atividade planejada não seja mais necessária e você precisa eliminá-la do cronograma. Como fazer para manter a informação de que ela foi planejada inicialmente mas a mudança no projeto eliminou-a do escopo?
Na nova versão do Project, existe a funcionalidade "Desativar Tarefa". Com essa funcionalidade é possível desabilitar uma atividade não iniciada de forma que ela não gere impactos para o cronograma e as informações sobre a tarefa fiquem disponíveis.

Após clicar no botão "Inativa", a tarefa selecionada será desabilitada do cronograma.

O gráfico de Gantt é apresentado de forma diferenciada para as tarefas inativas.

Project Server 2010

Olá!
Enfim, vou começar a testar o já lançado Project Server 2010. Em breve publicarei minhas primeiras impressões sobre o novo ambiente.

Vou começar utilizando um ambinte pré-montado que a Microsoft disponibilizou para testes. Trata-se de uma Virtual Machine com o Project Server já instalado.

Até mais!

Novas opções do Project 2010 - Exibir barras do Gráfico de Gantt

Realmente o Project 2010 não trouxe nenhuma grande nova funcionalidade além da adequação do menu aos já utlizados nos demais aplicativos do pacote Office 2007. Isso melhorou muito a experiência do usuário com essa ferramenta fundamental ao gerenciamento de projetos.
Na verdade, a nova interface revelou funções que eram quase que desconhecidas pelos usuários menos curiosos do Project. Uma nova opção muito útil apresentada no Project 2010 é o menu de contexto do Gráfico de Gantt.

Esse menu revela uma série de opções além daquelas já existentes na versão anterior. Por exemplo, é possível selecionar rapidamente qual linha de base mostrar no gráfico. Um truque que, na versão anterior, era de difícil execução.

Nova funcionalidade no GMAIL - Drag and drop

O Google liberou uma nova funcionalidade para o GMAIL: a função de drag and drop de qualquer tipo de arquivo como anexo no email. Para utilizá-la, basta arrastar um arquivo para a área de e-mail que aparecerá um quadro na cor verde onde o anexo deve ser adicionado.

 A funcionalidade aceita qualquer tipo de arquivo e pode-se arrastar apenas um ou vários arquivos de uma vez.

 Essa função é mais fácil de ser utilizada em relação ao processo anterior, ainda disponível no Gmail.

Modelando WBS com o Visio e Project 2007 – O WBS Modeler

Como representar graficamente a WBS do meu projeto já planejado no Project? Essa é uma pergunta que tem intrigado os usuários do Project por algum tempo. O fato é que, de forma nativa, a ferramenta não possui uma visão gráfica da WBS do projeto, e isso implica em problemas na manutenção de dois arquivos em separado.

Vasculhando o site da Microsoft, achei um suplemento do Visio que resolve esse velho problema: o WBS Modeler.

Para começar, baixe o aplicativo em 
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=34C28A49-E14C-4A7D-8D49-90061FE08AB4&displaylang=en

Instale o aplicativo. É bastante simples, basta aceitar todas as opções. Lembre-se que você deverá ter o Visio 2007 instalado no seu computador. Esse software é um add-in. Depois de instalado, um menu específico é criado no seu Visio 2007.

Vamos iniciar criando uma WBS no Visio e exportando para o Project 2007.

Abra o Visio e selecione WBS no ponto de partida. Selecione o modelo WBS Modeler e clique em criar.

Deste ponto em diante, caso você já seja famializado com a interface do Visio, não encontrará problemas para modelar sua WBS. Uma característica importante é que, toda vez que for adicionado um elemento da WBS, a caixa de diálogo de informações será apresentada para entrada dos dados.

Cada elemento adicionado, apresenta “smart tags” em suas extremidades. Esses smart tags disponibilizam menus com todas as opções de formatação de inclusão de novos elementos. 

 

Após concluir o desenho da WBS, selecione a opção de menu “Export to Microsoft Office Project...”

Selecione o diretório onde será gerado o arquivo MPP. Você poderá vincular a figura do Visio ao arquivo do Project. Dessa forma, toda vez que ocorrer uma alteração o cronograma do Project poderá ser atualizado.

O arquivo do Project será criado com toda a estrutura desenhada no Visio.

  
A operação contrária também é possível através do menu de importação do WBS Modeler. No entanto, você deverá estar com o projeto do Project aberto durante a execução da funcionalidade de importação.

 

Esta dica aplica-se ao Project 2007 Standard ou Professional. Bom trabalho com suas próximas WBS. Abraços!

Test-drive do Project 2010 - Parte 2

Outra nova característica é o campo "Task Mode" (ainda não sei como vai traduzido). Com ele é possível configurar, para cada tarefa individualmente, o modo de cálculo da tarefa: automático ou manual.

Ao selecionar no modo automático, o project realizará o cálculo após qualquer alteração que gere impacto na tarefa. Caso o modo selecionado seja o manual, será necessário atualizar (F9) o projeto para que o cálculo seja realizado.

Nas versões anteriores do Project, a configuração para cálculo era realizada para todo o projeto de uma única vez.

As opções de cálculo podem ser realizadas no menu opçoes:

Criando um pool de recursos empresarial sem o Project Server

Mesmo sem possuir a solução EPM (Enterprise Project Manager) da Microsoft em sua organização, é possível criar um pool de recursos que será compartilhado por todos os projetos:


1. Crie um projeto e salve em diretório compartilhado na rede. Esse arquivo será utilizado como Pool de Recursos.

2. No projeto criado (chamado aqui de pool_recursos.mpp), insira os registros na planilha de recursos do projeto.

3. Agora abra o projeto que utilizará os recursos compartilhados. Chamado aqui de projeto_teste.mpp.

4. No menu Janela, clique no projeto participante do compartilhamento (projeto_teste.mpp).

5. No menu Ferramentas do projeto participante do compartilhamento, aponte para Compartilhamento de recursos e clique em Compartilhar recursos.

6. Selecione Usar recursos e, em seguida, na caixa De, selecione o projeto do pool de recursos aberto na etapa 2.

7. Em Em caso de conflito com informações sobre recursos ou calendário, selecione o arquivo do projeto que deve ter prioridade.

8. Clique em OK. Os recursos do pool já estarão disponíveis para o projeto.

9. Repita esta operação, para cada novo projeto, todas as vezes que desejar utilizar o Pool de Recursos.


Benefícios
Compartilhamento das informações sobre recursos, possibilitando o gerenciamento de alocação de cada um dos recursos.

Ponto relevante
Esta alternativa é apropriada para organizações com uma pequena quantidade de projetos e usuários. Em outros casos, a solução mais apropriada será a implantação do Microsoft Project Server.

Wancley Passos Girardi. Consultor de TI. Especialista em ferramentas de gerenciamento de projetos.

Test-drive do Project 2010 - Parte 1

A nova versão do Project, que deverá ser lançada ainda este ano, traz inovações significativas em sua interface com usuário. Vou tentar, nos próximos posts, mostrar os recursos mais interessantes introduzidos na versão 2010.

O primeiro deles é a visão Timeline, apresentada na tela padrão do ferramenta. Essa visão mostra a linha de tempo do projeto de forma consolidada e possui recursos avançados de configuração.

É possível, por exemplo, selecionar as atividades que serão consolidadas na Timeline. através do botão "Existing Tasks".

* * *

Exibindo a tarefa resumo e estrutura de tópicos do projeto no Project.

Duas configurações básicas no Project podem fazer muita diferença na apresentação dos dados do seu projeto: Estrutura de tópicos e tarefa resumo do projeto. Com essas configurações ativas você poderá entender melhor a estrutura da WBS e obter dados consolidados para o projeto.

A dica é simples! Ative essas duas opções no menu Ferramentas / Opções, aba Exibir.

Com essas opções ativadas, você visualizará em cada atividade o número da estrutura de tópicos organizado de forma hierárquica.

 

A opção de exibir a tarefa resumo do projeto permite visualizar a “Linha 0” do projeto com as informações consolidadas para todos os campos calculados do Project. 

 

 

Este artigo refere-se às versões 2003 e 2007 do MS Project.

Para alguns problemas, o tempo é o melhor remédio...

Depois de um longo período sem postar mensagens em meu blog, resolvi utilizá-lo novamente. Não por que agora terei tempo de sobra, mas ao contrário. A falta de tempo me levou a pensar em ter um local para consolidar todas as coisas que ando fazendo e, para isso, nada melhor que um singelo blog.

Meus alunos poderão encontrar aqui, artigos e comentários sobre materiais de pesquisa que utilizaremos em nossas aulas. Já os amigos e interessados nos mesmos assuntos que eu, poderão trocar comigo informações importantes ou não!

Enfim, o mais importante é utilizarmos o tempo ao nosso favor, seja ela escasso ou abundante!

Abraços!

WG