Guia de comandos do Project 2010

Se você ainda não se acostumou com a nova interface do Projecr 2010, seus problemas acabaram! Vasculhando a Internet, encontrei, no site da própria Microsoft, um guia muito prático dos comandos na nova interface ribbon do Project.

Trata-se de um guia onde você seleciona o comando na interface do Project 2007, como você já estava acostumado, e ele demonstra os passos para executar o mesmo comando na interface Project 2010. Muito prático mesmo.

Acesse o guia através do link  http://www.microsoft.com/project/en/us/ribbon_guide.aspx.

Até a proxíma!

4 passos para aplicar a técnica PERT utilizando o Project 2007

quinta-feira, 8 de abril de 2010

www.wankesleandro.com

Escrito em parceria com Wancley Passos Girardi, PMP

Imagine-se na fase de planejamento de um projeto na qual deve-se estimar a duração do projeto. Intuitivamente, sabe-se que há uma abordagem otimista, uma pessimista e uma realista. Mas como ponderar essas três abordagens de forma a obter uma única duração para o projeto?

Agora, imagine-se na fase de execução do projeto na qual, depois de diversos atrasos, faz-se necessário implementar uma mudança no projeto para readequar o cronograma à nova realidade. Nesse contexto, sabe-se ainda que a entrega X do projeto tem dado muitos problemas e por causa disto não há como ter uma abordagem otimista em relação ao término do projeto dentro do prazo planejado. O impasse então reside em readequar o cronograma considerando as particularidades das entregas restantes e assumindo uma abordagem pessimista em relação a entrega X.

Uma das soluções possíveis para esses cenários-problema é a utilizanção da técnica PERT.

Nesse artigo o Consultor e Especialista em ferramentas de Gerenciamento de Projetos Wancley Passos Girardi explica, de forma simples e prática, 4 passos para aplicar a Técnica PERT, utilizando o MS Project 2007.

Classificação do artigo (critério PMI®)

Área foco: Project Management Tools (PMT) [Ferramenta de Gerenciamento de Projetos]

Nível de conhecimento: Intermediate [Intermediário]

1. A técnica PERT: histórico e conceitos
O PERT foi criado em 1958 pela empresa de consultoria Booz Allen para o Departamento de Defesa dos EUA como parte do projeto de construção do submarino Polaris, que era uma resposta direta à crise Sputnik.

A técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique) consiste em uma ferramenta de estimativas de duração para um projeto baseada em três estimativas distintas para cada uma das atividades que compõem o cronograma: otimista (O), mais provável (MP) e pessimista (P), ou seja, para cada atividade atribui-se as estimativas otimista, mais provável e pessimista. Através da média ponderada dessas três estimativas obtém-se o valor PERT calculado.

A fórmula PERT indicada pelo PMBoK® é: [O + (4*MP) + P] / 6.

É importante ressaltar que o PERT apesar de usar a matemática não é uma técnica de estimativa paramétrica, isto é, uma técnica de estimativa que usa a relação estatística entre os dados históricos e outras variáveis para calcular a estimativa, e sim uma técnica por analogia, pois os três valores estimados são obtidos, por exemplo, em experiência de especialistas.

Por fim, outro ponto importante é que justamente por considerar as três abordagens (O, MP e P), pode-se dizer que o PERT é uma técnica de estimativa de duração de projeto que leva em consideração a incerteza, ou o risco, nas suas estimativas.

2. Aplicando a técnica PERT em 4 passos utilizando o MS Project

O Microsoft Project 2007 possui a funcionalidade de apoio ao processo de estimativas PERT. Para utilizá-la, é necessário habilitar a barra de ferramentas “Análise PERT”. Esse é o modo mais prático de acesso aos recursos necessários.

Figura 1 - A barra de ferramentas "Análise PERT"

Através da barra de ferramentas, apresentada na figura 1, é possível exibir a planilha de entrada PERT, configurar os pesos de cada valor, calcular os valores PERT e exibir os gráficos de Gantt otimista, pessimista e esperado (mais provável).

Passo 1: Definindo os pesos para calculo PERT

Para definir os pesos de cada variável de cálculo PERT, selecione a função “Definir níveis de importância PERT” na barra de ferramentas.

Através desse formulário, pode-se alterar os valores, conforme figura à seguir.

Figura 2 - Formulário "Definir níveis de importância PERT"

Perceba que a abordagem “Mais provavel”, no MS Project é chamada de Esperada.

Dica: se por acaso, no contexto onde o projeto está sendo realizado, a abordagem pessimista se sobrepõe as demais abordagens, isto é, têm mais peso que as abordagens otimista e mais provável, pode-se da mesma forma mudar a distribuição de pesos, atribuindo um peso maior a abordagem pessimista. Exemplo: Otimista, peso 1; Esperada, peso 2; e Pessimista peso 3.

É importante frisar que ao alterar os valores dos pesos a soma deve ser igual a 6.

Passo 2: Informando os valores estimados para cálculo PERT

Para entrada dos dados de cálculo PERT, utilize a tabela de entrada PERT. Essa tabela é acionada através do botão “Planilha de entrada PERT” da barra de ferramentas.

Figura 3 - Planilha de entrada PERT

Passo 3: Informando os valores estimados para cálculo PERT

Após digitar os valores na planilha de entrada, utilize o botão “Calcular PERT” na barra de ferramentas. Ao selecionar essa opção, o Project apresenta a seguinte mensagem:

Figura 4 - Mensagem "Calcular PERT"

Ao calcular a estimativa PERT, verifique se os campos indicados pela mensagem não estão sendo utilizados com outras informações, pois esses campos são sobrescritos com os valores calculados pelo PERT.

Importante: caso você já utilize um ou mais desses campos, copie os valores antes de realizar o cálculo PERT.

Passo 4: Analisando o resultado PERT

Após digitar as estimativas e calcular o PERT, pode-se verificar os cronogramas estimados através das visões Gantt esperado, pessimista e otimista.

Figura 5 - Visão Gantt Otimista

Sucesso!

Ps:

Wancley Passos Girardi, PMP é Consultor de TI e Especialista na implantação e gestão de ferramentas de gerenciamento de projetos. E-mail: wancley@gmail.com Fone: (61) 8401 8684.

Se você quiser citar esse artigo ou parte dele em seu trabalho acadêmico basta copiar a referência a seguir:

GIRARDI, Wancley P.; RIBEIRO, Wankes L. 4 passos para aplicar a técnica PERT utilizando o Project 2007. Disponível em: http://www.wankesleandro.com  Acesso em dd/mm/aaaa.

Criando um campo com indicador gráfico.

Neste post, vamos mostrar os passos necessários para criação de um indicador gráfico de tarefa baseado na variação de término.

O campo Variação de término é calculado pela diferença entre a Data de término atual (Término) e a data de Término da Linha de Base. Esse campo tem seu valor calculado em dias e pode ser visualizado na tabela de entrada Variação.

A partir desse campo, você pode criar um outro como indicador gráfico com as regras de sinalizador. Neste exemplo, utilizei um campo personalizado para funcionar como indicador gráfico. É importante que esse campo seja do tipo Número.

A fórmula apresentada nada mais é que a referencia ao campo “Variação do término” dividida por 480 (quantidade de minutos em um dia de trabalho de 8 horas). Essa divisão é necessária porque, ao fazer referência ao campo Variação do término a partir de um campo numérico, o valor calculado será dado em minutos.

Após definida a fórmula, é hora de configurar os indicadores gráficos. Neste exemplo, defini uma regra para mostrar um indicador verde se a variação for menor ou igual a 0, um indicador amarelo se a variação for entre 0 e 5 e, um indicador vermelho se a variação for superior a 5 dias.

Pronto! O sinalizador está criado. Basta adicioná-lo à tabela de entrada em uso.

Esta dica vale para as versões 2003, 2007 e 2010 do MS Project. Divirta-se!

Gantt Detalhado

Você precisa visualizar rapidamente a margem de atraso de uma tarefa? Use o Modo de Exibição Gantt detalhado, já disponível no Project. Selecione a opção Mais modos de exibição no menu Exibir.

Esse modo de exibição permite visualizar, no gráfico de Gantt, a indicação de margem de atraso para cada tarefa do cronograma.

Project 2010 - Planejador de Equipes

Uma novidade muito útil do Project 2010 é a funcionalidade de Planejamento de Equipe. Com ela, a tarefa de planejar as alocações de recursos ficou muito mais fácil e intuitiva. Até a versão 2007, o usuário tinha que combinar as visões de Uso do Recurso e Uso da Tarefa para tentar encontrar a melhor solução para nivelamento de recursos do projeto já que o nivelamento automático representa grande risco de perda de controle do que está sendo planejado.

Vamos lá então! Vou usar como exemplo do cronograma abaixo. Trata-se de um cronograma de seis atividades e três recursos: A, B e C.

 

Como podemos ver na figura acima, todos os recursos estão com o indicador de superalocação (ícone vermelho ao lado de cada tarefa).

A funcionalidade de Planejamento de recursos é ativada pela seleção do modo de exibição correspondente.

 A visão de Planejamento de equipe mostrará o gráfico de alocação por recurso. O Itens com destaque em vermelho podem representam as atividades/períodos de superalocação do recurso.

 O interessante é que as atividades estão distribuídas no tempo e podem ser arrastadas para o período definido pelo usuário.

Ao mover as tarefas, o cálculo de alocação é realizado de forma automática.

Até breve, com mais dicas do Project 2010!

Project 2010 - Desativar tarefas

Todos sabemos que, durante a execução do projeto, teremos alterações na baseline do projeto que foi definida na fase de planejamento. Um problema recorrente na versão 2007 do Project era a perda do histórico e baseline da atividade quando era necessário eliminar uma tarefa do cronograma.
Suponha que uma atividade planejada não seja mais necessária e você precisa eliminá-la do cronograma. Como fazer para manter a informação de que ela foi planejada inicialmente mas a mudança no projeto eliminou-a do escopo?
Na nova versão do Project, existe a funcionalidade "Desativar Tarefa". Com essa funcionalidade é possível desabilitar uma atividade não iniciada de forma que ela não gere impactos para o cronograma e as informações sobre a tarefa fiquem disponíveis.

Após clicar no botão "Inativa", a tarefa selecionada será desabilitada do cronograma.

O gráfico de Gantt é apresentado de forma diferenciada para as tarefas inativas.