Novas opções do Project 2010 - Exibir barras do Gráfico de Gantt

Realmente o Project 2010 não trouxe nenhuma grande nova funcionalidade além da adequação do menu aos já utlizados nos demais aplicativos do pacote Office 2007. Isso melhorou muito a experiência do usuário com essa ferramenta fundamental ao gerenciamento de projetos.
Na verdade, a nova interface revelou funções que eram quase que desconhecidas pelos usuários menos curiosos do Project. Uma nova opção muito útil apresentada no Project 2010 é o menu de contexto do Gráfico de Gantt.

Esse menu revela uma série de opções além daquelas já existentes na versão anterior. Por exemplo, é possível selecionar rapidamente qual linha de base mostrar no gráfico. Um truque que, na versão anterior, era de difícil execução.

Nova funcionalidade no GMAIL - Drag and drop

O Google liberou uma nova funcionalidade para o GMAIL: a função de drag and drop de qualquer tipo de arquivo como anexo no email. Para utilizá-la, basta arrastar um arquivo para a área de e-mail que aparecerá um quadro na cor verde onde o anexo deve ser adicionado.

 A funcionalidade aceita qualquer tipo de arquivo e pode-se arrastar apenas um ou vários arquivos de uma vez.

 Essa função é mais fácil de ser utilizada em relação ao processo anterior, ainda disponível no Gmail.

Modelando WBS com o Visio e Project 2007 – O WBS Modeler

Como representar graficamente a WBS do meu projeto já planejado no Project? Essa é uma pergunta que tem intrigado os usuários do Project por algum tempo. O fato é que, de forma nativa, a ferramenta não possui uma visão gráfica da WBS do projeto, e isso implica em problemas na manutenção de dois arquivos em separado.

Vasculhando o site da Microsoft, achei um suplemento do Visio que resolve esse velho problema: o WBS Modeler.

Para começar, baixe o aplicativo em 
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=34C28A49-E14C-4A7D-8D49-90061FE08AB4&displaylang=en

Instale o aplicativo. É bastante simples, basta aceitar todas as opções. Lembre-se que você deverá ter o Visio 2007 instalado no seu computador. Esse software é um add-in. Depois de instalado, um menu específico é criado no seu Visio 2007.

Vamos iniciar criando uma WBS no Visio e exportando para o Project 2007.

Abra o Visio e selecione WBS no ponto de partida. Selecione o modelo WBS Modeler e clique em criar.

Deste ponto em diante, caso você já seja famializado com a interface do Visio, não encontrará problemas para modelar sua WBS. Uma característica importante é que, toda vez que for adicionado um elemento da WBS, a caixa de diálogo de informações será apresentada para entrada dos dados.

Cada elemento adicionado, apresenta “smart tags” em suas extremidades. Esses smart tags disponibilizam menus com todas as opções de formatação de inclusão de novos elementos. 

 

Após concluir o desenho da WBS, selecione a opção de menu “Export to Microsoft Office Project...”

Selecione o diretório onde será gerado o arquivo MPP. Você poderá vincular a figura do Visio ao arquivo do Project. Dessa forma, toda vez que ocorrer uma alteração o cronograma do Project poderá ser atualizado.

O arquivo do Project será criado com toda a estrutura desenhada no Visio.

  
A operação contrária também é possível através do menu de importação do WBS Modeler. No entanto, você deverá estar com o projeto do Project aberto durante a execução da funcionalidade de importação.

 

Esta dica aplica-se ao Project 2007 Standard ou Professional. Bom trabalho com suas próximas WBS. Abraços!

Test-drive do Project 2010 - Parte 2

Outra nova característica é o campo "Task Mode" (ainda não sei como vai traduzido). Com ele é possível configurar, para cada tarefa individualmente, o modo de cálculo da tarefa: automático ou manual.

Ao selecionar no modo automático, o project realizará o cálculo após qualquer alteração que gere impacto na tarefa. Caso o modo selecionado seja o manual, será necessário atualizar (F9) o projeto para que o cálculo seja realizado.

Nas versões anteriores do Project, a configuração para cálculo era realizada para todo o projeto de uma única vez.

As opções de cálculo podem ser realizadas no menu opçoes:

Criando um pool de recursos empresarial sem o Project Server

Mesmo sem possuir a solução EPM (Enterprise Project Manager) da Microsoft em sua organização, é possível criar um pool de recursos que será compartilhado por todos os projetos:


1. Crie um projeto e salve em diretório compartilhado na rede. Esse arquivo será utilizado como Pool de Recursos.

2. No projeto criado (chamado aqui de pool_recursos.mpp), insira os registros na planilha de recursos do projeto.

3. Agora abra o projeto que utilizará os recursos compartilhados. Chamado aqui de projeto_teste.mpp.

4. No menu Janela, clique no projeto participante do compartilhamento (projeto_teste.mpp).

5. No menu Ferramentas do projeto participante do compartilhamento, aponte para Compartilhamento de recursos e clique em Compartilhar recursos.

6. Selecione Usar recursos e, em seguida, na caixa De, selecione o projeto do pool de recursos aberto na etapa 2.

7. Em Em caso de conflito com informações sobre recursos ou calendário, selecione o arquivo do projeto que deve ter prioridade.

8. Clique em OK. Os recursos do pool já estarão disponíveis para o projeto.

9. Repita esta operação, para cada novo projeto, todas as vezes que desejar utilizar o Pool de Recursos.


Benefícios
Compartilhamento das informações sobre recursos, possibilitando o gerenciamento de alocação de cada um dos recursos.

Ponto relevante
Esta alternativa é apropriada para organizações com uma pequena quantidade de projetos e usuários. Em outros casos, a solução mais apropriada será a implantação do Microsoft Project Server.

Wancley Passos Girardi. Consultor de TI. Especialista em ferramentas de gerenciamento de projetos.

Test-drive do Project 2010 - Parte 1

A nova versão do Project, que deverá ser lançada ainda este ano, traz inovações significativas em sua interface com usuário. Vou tentar, nos próximos posts, mostrar os recursos mais interessantes introduzidos na versão 2010.

O primeiro deles é a visão Timeline, apresentada na tela padrão do ferramenta. Essa visão mostra a linha de tempo do projeto de forma consolidada e possui recursos avançados de configuração.

É possível, por exemplo, selecionar as atividades que serão consolidadas na Timeline. através do botão "Existing Tasks".

* * *